Teilnehmerverwaltung

1. Auswählen einer Lehrveranstaltung

 

Melden Sie sich zunächst bei JOGU-StINe an und wählen Sie im Navigationsmenü unter „Lehre“ den Menüpunkt „Veranstaltungen“ aus. Für eine detaillierte Anleitung zur Anmeldung bei JOGU-StINe und zur Menüführung lesen Sie bitte die Abschnitte Anmelden zum Portal und Allgemeine Navigation.

 

 

Sie gelangen zur Veranstaltungsübersicht. Standardmäßig werden Ihnen hier die Veranstaltungen des aktuellen Semesters angezeigt. Über das Dropdown-Menü können Sie weitere Semester auswählen. Klicken Sie anschließend auf den fett dargestellten Namen einer Veranstaltung, um die Veranstaltungsdetails zu öffnen.

 

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Um zu den verschiedenen Möglichkeiten der Teilnehmerverwaltung zu gelangen, klicken Sie in den Veranstaltungsdetails auf die Schaltfläche „Teilnehmer“.

 

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2. Teilnehmerlisten

Wenn Sie, wie im vorangegangenen Abschnitt beschrieben, in den Veranstaltungsdetails auf die Schaltfläche „Teilnehmer“ klicken, wird Ihnen eine Liste aller Studierenden angezeigt, die in JOGU-StINe für diese Veranstaltung als Teilnehmerinnen und Teilnehmer eingetragen sind. Die Liste ist alphabetisch nach Nachnamen sortiert und enthält außerdem die Matrikelnummern der Studierenden.

Detailliertere Informationen erhalten Sie, indem Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche „Erweiterte Liste“ klicken.

 

Die erweiterte Liste enthält über die Namen und Matrikelnummern der Studierenden hinaus folgende Informationen:

• Studium – Hier wird das Hauptfach/Kernfach der/des Studierenden angezeigt. Auch wenn Studierende die ausgewählte Veranstaltung im Kontext eines Neben-/Beifachs oder eines zweiten Hauptfaches besuchen, wird hier immer das erste Hauptfach bzw. Kernfach angezeigt.
• Modulbezug – Besucht die/der Studierende die Veranstaltung im Kontext eines Moduls, werden Nummer und Name des Moduls in dieser Spalte ausgegeben.
• Uni-Mail – Hier werden die Uni-Mailadressen der Studierenden angezeigt.
• Fächer – An dieser Stelle werden Ihnen gegebenenfalls die Nebenfächer, das Beifach, das zweite Hauptfach, oder gewählte Schwerpunkte/Wahlbereiche angezeigt.
• Angestrebter Abschluss – hier wird Ihnen die Bezeichnung des angestrebten Abschlusses ausgegeben
• Fachsemester – Hier wird immer das Fachsemester des ersten Faches ausgegeben. Dies gilt auch für den Fall, dass die/der Studierende die Veranstaltung im Kontext eines Neben-/Beifachs oder eines zweiten Hauptfaches besucht.

Über die Schaltfläche „Liste“ in der oberen Menüleiste gelangen Sie zurück zur vereinfachten Teilnehmerliste.

 

 

Obwohl in JOGU-StINe keine Bilder von Personen hinterlegt sind, können Sie neben der einfachen und erweiterten Studierendenliste aus der Menüleiste auch die „Liste mit Bildern“ auswählen. Wenn Sie diese Liste über die Druckfunktion Ihres Browsers ausdrucken, kann sie beispielsweise in Lehrveranstaltungen dazu verwendet werden, Unterschriften oder Daten wie Telefonnummern abzufragen.

 

3. Anwesenheitsmatrix

Die Anwesenheitsmatrix ist eine Tabelle, die alle Termine und Studierenden einer Veranstaltung enthält. Ausgedruckt kann sie in der Lehrveranstaltung dazu verwendet werden, die Anwesenheit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu kontrollieren.

Um eine solche Anweseheitsmatrix zu erstellen, klicken Sie bitte im Teilnehmer-Menü einer Lehrveranstaltung auf den Menüpunkt „Anwesenheitsmatrix erstellen“.

 

 

Klicken Sie im folgenden Dialog auf das fett dargestellte Wort „Anwesenheitsmatrix“, um die Tabelle im PDF-Format zu erstellen.

 

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Klicken Sie anschließend auf „Öffnen“, um sich das PDF-Dokument anzeigen zu lassen und es dann nach Wunsch auszudrucken und/oder zu speichern.

 

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Beachten Sie, dass das erstellte PDF-Dokument bei einer größeren Zahl von Teilnehmern und Terminen aus mehreren Seiten bestehen kann.

 

4. Anwesenheitspflicht verwalten (Inaktiv-Setzen)

Schließlich haben Sie die Möglichkeit, Teilnehmerinnen und Teilnehmer inaktiv zu setzen, um sie von Prüfungen, die im der Zusammenhang der Veranstaltung stehen, auszuschließen. Ein Grund hierfür könnte beispielsweise eine zu hohe Zahl an Fehltagen sein. Beachten Sie dabei bitte, dass das Inaktiv-Setzen bedeutende Konsequenzen für die betreffenden Studierenden mit sich bringt.

Das Inaktiv-Setzen von Studierenden führt dazu, dass

• sich die betreffenden Studierenden nicht zu einer kommenden, auf dieser Veranstaltung basierenden Prüfung anmelden können.
• die Studierenden, sofern noch keine Bewertungen veröffentlicht wurden, automatisch von bausteinbegleitenden Prüfungen abgemeldet werden!
• das Prüfungsamt die betreffenden Studierenden gezielt über eine Sammelaktion von kommenden, mit dieser Veranstaltung in Verbindung stehenden Modulabschlussprüfungen abmelden kann.

Das Inaktiv-Häkchen können Sie nicht wieder zurück nehmen. Wenn Sie die Eingabe für eine Teilnehmerin oder einen Teilnehmer einmal bestätigt haben, kann der/die Studierende nur durch das Studienbüro bzw. das zuständige Prüfungsamt wieder aktiv gesetzt werden.

 

Beachten Sie außerdem, dass das zuständige Studienbüro nicht automatisch informiert wird, wenn Sie Teilnehmer/innen auf den Status inaktiv setzen. Es ist daher empfehlenswert, das Studienbüro mit einer Nachricht über die Änderung am Status der Studierenden in Kenntnis zu setzen.

 

Auch Studierende werden nur dann automatisch über die Änderung des Status informiert, wenn bereits eine Prüfungsanmeldung für diese Veranstaltung vorlag. Sollte das Inaktiv-Setzen also vor der Prüfungsanmeldephase im Semester vorgenommen worden sein, ist es erforderlich, dass Sie den Studierenden mit einer Nachricht über die Änderung des Status informieren.

 

Um Studierende inaktiv zu setzen, wählen Sie bitte zunächst im Teilnehmer-Menü einer Lehrveranstaltung die Schaltfläche „Teilnahme“aus.

 

 

Es wird Ihnen nun eine Studierendenliste angezeigt, die neben der Matrikelnummer und dem Namen der Studierenden auch eine Spalte mit dem Titel „Inaktiv setzen“ enthält. Um Studierende inaktiv zu setzen, klicken Sie mit der Maus in die Auswahlbox hinter die Namen der/des jeweiligen Studierenden und bestätigen Sie anschließend die Auswahl über die Schaltfläche „Speichern“.

 

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Aus Sicherheitsgründen werden Sie im Anschluss dazu aufgefordert, den Vorgang mit einer persönlichen Transaktionsnummer (TAN) zu bestätigen. Geben Sie dazu eine beliebige TAN Ihres gültigen TAN-Blocks in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Abschicken“. Lesen Sie hierzu auch den Abschnitt TAN-Verfahren.

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Nachdem Sie das inaktiv-Setzen mit einer TAN bestätigt haben, können Sie diese Aktion nicht mehr rückgängig machen. Eine Änderung des Status ist fortan nur noch über das zuständige Studienbüro bzw. Prüfungsamt möglich.